保管用と一時用に分けて管理!カラフル書類整理術

東京都小金井市の整理収納アドバイザー 水谷妙子です。

今回は、よくご質問をいただく書類整理についてです。困っている方、多いのではと思います。

まずはじめに。私は基本的に、書類は3種類しかないと思っています。

①すぐに消えるもの(即捨てDMや、即提出モノなど)

②一時用(期日まで手元に置く、予定を確認してから提出するなど)

③保管用(取っておくと決めたモノ。でも定期的に要/不要のチェックは必要ですよ!)

この①②③をしっかり把握できていないから、書類がゴチャゴチャになってしまうのかなと思います。

ちなみに写真や作品系は、ここで言う書類には入りません。それはあくまで「思い出」なので別の場所に。

まずは整理したい書類が①②③のどれにあたるのかをしっかり把握して、ようやくスタートです。

今回は、②一時用の書類と、③保管用の書類の、我が家の例をご紹介します。色の力を借りて「目で見てわかる」ようにする方法です。

用意するものは、ファイルボックス、クリアファイル、インデックスふせん、マスキングテープ、バインダー、油性ペンです。

順番が前後しますが、まずは③保管用の書類から。

無印良品のポリプロピレンスタンドファイルボックス・A4用と、普通のクリアファイルを使います。

我が家は、保管用の書類を置く棚の奥行きが浅いです。なので、A4タテで保管する方法です。

もし棚に奥行きがある場合は、すでに色々な方がご紹介しているハンギングホルダーや個別ホルダーを使う収納方法も可能!でも今回は、我が家のA4タテ方向で保管するアイデアをご紹介しますね。

まずは、同じような仲間の書類を集めて、どんどんクリアファイルに入れていきます。

後から見たときに自分が「探すの大変だな」「混ざってほしくないな」と思ったら分ける、みたいな感じでOKです。

そして、インデックスふせんを用意します。紙よりも剥がれにくいように感じるので、フィルムタイプがオススメです。

無印良品のインデックス付箋紙と、クラスタージャパンのFILM INDEX 厚口タイプが使いやすいかなと思います。実は、ほぼ同じサイズです!

我が家は分類が多く、たくさん色を使いたいので両方使用します。もちろんどちらか1個でもOK!

フィルムふせんは、パッケージだと重なっているので色が濃く見えますが、実際はちょっと薄めです。

ちなみに、両方メーカーとも、サイズが大きいものもあります。今回使ったものは、写真の右端にあるものです。

次に、マスキングテープを用意します。インデックスふせんと色を合わせておくのがポイントです。

書類の分類ごとに、色を割り当てます。

我が家は6色(6分類)!個数も表現もご家庭によって違うと思いますので、それぞれの生活に合ったものを決めてくださいね。

先ほど分けたクリアファイルの中身を確認し、インデックスに油性ペンで書いていきます。

そして取れにくいようにファイルの内側に貼っていき、書類を入れます。

こんな感じになります。

スタンドファイルボックスの前面にも、何が入っているのかわかるように同じ色のマステを貼り、書類の分類を書いておきます。

細かいクリアファイルを収めていき、③保管用は完成です。

そして、②一時用の書類です。

手元におきたいものは、気軽に入れ替えができること、パラパラ見やすいようにバインダーを使います。

なんでもいいですが、我が家は無印良品のアクリルクリップボードを使っています。

書類の分類ごとにバインダーを用意して、さきほどの色と同じマステを貼ります。

バインダーを何個も使って、書類が混ざらないようにしておくことがポイントです。

そして、サッと確認できる位置に設置します!我が家は、食卓ヨコの10cmぐらいのスキマです!

私は毎日ここで仕事をしていますので、振り返るとすぐに手が届き、確認することができます。

②一時用は、その用事が済めばほとんど捨てますが、取っておきたいものは③保管用にシフトします!

その場合は、同じ色のインデックスをつけて収納していきます。

この書類収納術のポイントは、③保管用②一時用の分類を、色で一致させておくこと。

そうしておくと「これは何」「どうするべき」がゴチャゴチャにならないし、②一時用から③保管用への移行もスムーズなんです。

色の力を借りた、目で見てわかるカラフル書類整理術のご紹介でした!

ちなみに、我が家では、テプラやピータッチなどのラベルライターは、持ってはいますが、ほとんど使いません。一時やってみて思ったのは、家庭内のものに印字することに、美しさや必要性を感じないな、と。

手書きだと「即分類!やってみてダメだったら即修正!」ができるので、性に合っているかなと思います。

なので「ウチにはテプラもプリンターもないよ〜」という方、どうかご安心を!手書きでじゅうぶんです。

参考にされてみてくださいね!


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